2007.01.05　中國時報  蘇凱

又到了快要年終大掃除的時候了。對大多數人而言，紙類雜物是最難清除的挑戰。許多人對紙是又愛又恨，他們囤積報紙、傳單、剪下的文章、折價券以及帳單，時間一久，混亂開始入侵他們的住家與生活。

現在該是展開行動、恢復生活秩序的時候了，別讓狀況越來越失控。記得1次只整理1種紙類，並按下列的方式分類。

集合所有紙類雜物並開始整理

將散置家中各處的紙類雜物全收到箱子裏，然後搬到收納用具的附近，或預計要擺放的地方。泡一杯茶，搬出待辦事項盒、回憶盒、回收箱、雜誌架，還有文具用品。

若感到毫無頭緒，就利用廚房的計時器，設定15分鐘，看看這15分鐘能做多少。成功的關鍵是，不可以分心，而且要把握住時間，但也千萬別開始讀起雜誌來，要意志堅定地將它放入雜誌架裏。

這個階段的主要工作，是確定所有相似的紙類雜物都放進有標示的資料夾裏。例如一旦將所有與車子相關的資料都放進箱子後，接下來的分類整理工作就容易多了。

若檔案櫃已擠滿了舊資料，就得一一檢查並淘汰，而且1次只處理1個資料夾。也許有些文件早已過時，便可以將它們丟掉了。

將重要文件分類歸檔

為了讓檔案系統能夠發揮最大的功效，必須將它以自己使用時能得心應手的方式加以分類整理，並且瞭如指掌，但不一定得照字母順序排列。可以為資料夾命名為「手機電話」、「橙色」等，反正就是一眼就能看懂的名字。

若資料項目清楚，則只須幾個箱子就能處理。例如1個專門放公共事業帳單的文件箱，箱內再利用透明資料夾分門別類收存：1個放瓦斯費、1個放電費、1個放電話費。至於數量龐大的項目，則適合使用文件箱來收納，例如使用手冊與汽車資料。切記，絕對不要使用開放式的資料架或暫時堆放的方式，而要每天整理歸檔，就能永保不雜亂。

決定資料保留的期限

檔案櫃就像衣櫃一樣，需要定期的清理與更新。可以根據單據的不同，預先決定保留的期限為「6個月」、「1年」或「2年」。至於銀行資料或信用卡帳單等，則可以每個月檢查，並看看是否真的需要保留所有的收據與存根。

整理有用但非必要的紙類

先決定要保留那些類型的資料，再為每個類型購買一個資料夾，並分別貼上「假日」或「健康與美容保養」等的標籤。每天利用10分鐘來歸檔剪報資料，但儘量不要心軟，像是5年內不曾讀過的文章，就要狠心淘汰掉。

在食譜資料夾方面，可利用簽字筆在使用過並覺得滿意的食譜上做記號，並使用分頁紙來區分前菜、主菜、甜點等不同類別。至於從未嘗試過的食譜，則標上日期，下次整理食譜資料夾時，便知道2年來你從未試過那道青豆濃湯的食譜，是不是該把它丟進垃圾筒了呢？

為收納升級

你需要4個抽屜還是4個抽屜的檔案櫃呢？清除紙類雜物時，你需要一個特定的空間嗎？你需要一個專門的文具櫃來容納資料箱、信件、列印紙嗎？選擇這類檔案家具時，要兼顧外觀漂亮與具功能性，同時要仔細評估，再決定是否真的需要一個放得下A4或大尺寸資料夾的檔案櫃。

如果喜歡逛文具店，那麼在購買重複的文具之前，請務必三思，否則空的卷宗與資料夾將占滿你的空間！