【經濟日報／林宏謀】 2006.10.22 02:40 am
 
 
知識管理（KM）在企業界行之有年，觀念也深植組織內部，然而能不能讓企業早日獲得知識管理所帶來的顯著效益，誰也說不準，但如果能善用資訊科技，相信可以加速達到加乘效果。

本文先就企業經常會混淆的知識管理資訊科技實務面專有名詞，試圖加以釐清，以協助企業儘早享受知識管理的豐碩成果。

KM資訊專有名詞解析

企業資訊入口網站：與一般入口網站不同的是，企業運用Web技術可將不同來源的資訊整合在單一介面上，並透過入口平台的建置，進行入口、分析、運用、分享資訊，整合分散於企業內外部的重要資訊，使資訊在員工及企業夥伴間迅速流通，達到資源分享的目的。

群組軟體：群組軟體與企業入口網站最大的不同在於，使用網路通訊技術，在企業內部提供及時的文件管理，讓多個使用者之間的溝通程序變得容易，包括訂定路徑與追蹤等。工作群組之間可以同時存取彼此的資料，群組成員並不限於同一部門，甚至是同一家公司。可以應用的對象包括：員工，企業夥伴，客戶，供應商。代表軟體有Exchange、Domino等。

文件管理：利用文件處理應用程式，針對不同的詮釋資料（包括作者、版本、關鍵字、文件類別、建立日期、有效年限、文件屬性、關鍵值、文件摘要等），進行分類或儲存，達到詮釋資料與文件主體結合為一的管理系統。再透過流程簽核，達到文件版本控制、文件存取機制、文件討論、歷史文件追蹤、知識文件價值評分以及文件訂閱功能。

全文檢索：全文檢索會從一組文件中取出資訊，並利用「搜尋」功能，查詢實體文件、表單或網頁資訊，快速存取該資訊並加以組織。此資訊可包含文件中的文字，以及文件的詮釋資料與其特殊屬性（如權限）。只要建立文件索引，就可查詢內含的關鍵字、片語或屬性。

進階應用以符顧客需求

資訊科技在知識管理上的進階應用，仍有許多方向，例如：

詮釋資料：文件架構的建立，就像一棟大樓的鋼骨結構，如果沒有經過良好的設計，房子的安全將堪慮。詮釋資料的目的，是為了確保設計良善得宜，管理者可迅速有效地搜尋到所需要的資訊，分析結果也將更符合需求。

知識分類：包括文件自動分類或自動分群的技術，利用自動分類技術可以減少人工分類所需的時間。

資料倉儲：建立基本分類模式後，可利用這些成果檢視企業各種關鍵商業規則及其相關行動，並進一步利用資料採掘中的各類分析模式應用分析市場、顧客、銷售等情況，提供決策者動態參考資訊。

顧客導向：顧客滿意與顧客成功是企業追求的最後目標，所以與顧客共享知識，將顧客納為知識管理平台的成員，將可獲得市場端不同面向的訊息，而且管理者的決策也更能將顧客納入考量。

知識呈現的技術，從紙本進化到電子化，未來如何加強知識呈現及資訊加值內容（例如：利用空間資訊技術或多媒體技術），將是一個重大的議題。

在現今資訊氾濫及資訊技術發達的時代，大量的資訊雖然提供許多參考素材，卻也讓人眼花撩亂無從找起。

以有條理、有次序的知識組織減輕資訊需求者的負擔，並正確、精準地符合資訊需求者的需要，將是資訊技術未來在知識管理扮演的的重要角色。

（作者是中國生產力中心網站系統組經理）

【2006/10/22 經濟日報】