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118-閱讀報表的小技巧
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三狂
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(1)
電腦老師(Cat_PT)
設定格式化條件，增加報表閱讀的方便性
閱讀報表的小技巧
作者：楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
對於上班族來說，在電腦上，閱讀一大堆報表資料，是經常會遇到的工作，或許你早就習以為常，也在不自覺間，花費了大量的時間在這上頭，每天，或許會為了找尋某張工作表、或是計算某個區段的交易總數、平均值，還是每次來一張新報表，為了知道一些很平常的數值，還特地寫個公式，殊不知，天天加班的癥結點，可能都由這些不起眼的幾分鐘，慢慢累積來的。
其實，在Excel裡，有些功能簡單到，只要動動滑鼠，結果就出來了，不僅不用鍵盤，重要的是，確實能增加工作效率。例如：在閱讀一張交易明細表時，雖然是以地區來排列，但是要知道某地區交易了幾筆，用目測又無法馬上看出來，難道還特地為了這個寫公式，還是直接數數看呢？其實，還有更方便的是，在下方的狀態列上，選擇顯示項目個數，然後以滑鼠圈選某地區的交易範圍，狀態列就會直接顯示交易幾筆的資訊了，是不是方便的多呢？而且，在圈選範圍不變的情況下，可以隨時變更狀態列顯示資訊的類別，像是平均數、加總、最大、最小值等，這些都可以隨時切換，馬上知道，無需再寫公式，或是另外計算，而其他，還有凍結窗格、索引標籤、設定格式化條件等功能，適當的使用，都可以節省我們在閱讀資料上的些許時間。
「索引標籤」色彩
當一份Excel檔案中，擠滿了許多張工作表，這時，要快速的找到某一張工作表，恐怕不是那麼容易，更何況如果要在各張工作表中不斷切換，來來去去的，影響工作效率，不在話下，不過，如果能將這許許多多的工作表以顏色標明分類，讓人一眼望去，即清楚明瞭，在找尋工作表時，將會很有幫助的；因此，以下即介紹，利用格式化索引標籤的功能，來分類工作表。
1.請先選定一張索引標籤，然後按滑鼠右鍵，在出現的選單上，點選「索引標籤色彩」。
2.此時，會出現「格式化索引標籤」的工作窗格，選擇自己要設定的色彩之後，按下「確定」。
3.重複上述的步驟，可以利用顏色將所有的工作表分類，幫助我們在數量極多的工作表中，快速找到我們要的工作表。
利用「凍結窗格」功能
「凍結窗格」的作用，在於能固定標題欄或列，這便於讓我們在閱讀報表中的大量資料時，不至於時時要再回到表頭去看一下，這一列或這一欄所呈現的資料，究竟是分屬什麼項目。而在使用這項功能的時候，唯一要注意的重點就是，滑鼠點在那裡，是那部份的視窗會呈現凍結的狀態，如能搞清楚這部份，你在凍結窗格的使用上，絕對是得心應手。
1.如果我們要凍結A欄，使其不會因為報表向右移動而消失的話，就用滑鼠點選「B欄」整欄，然後再點選「視窗／凍結窗格」，如此即可。
2.然如果要凍結的是第一列，使其不會因為報表向下移動而消失的話，就用滑鼠點選「第二列」整列，再點選「視窗／凍結窗格」，即可。
3.而如果我們要同時凍結A欄及第一列，使其不會因為報表向右或向下移動而消失的話，就必須用滑鼠點選「B2」這個儲存格，接著，再點選「視窗／凍結窗格」，就可以做到。
「狀態列」的作用
一般來說，在使用Excel時，很容易忽略最下方的「狀態列」，也或許有人從來不知道，「狀態列」有什麼作用？其實，「狀態列」可以顯示的資訊包含平均數、加總數目、項目個數、數字項目個數、最大值、最小值，當你在閱讀報表時，可以隨時適當的利用「狀態列」的功能，設定你要的資訊，就你所選擇的項目，隨點隨顯示，也不需要設定公式，例如，你將狀態列的顯示資訊設定為顯示項目個數，當你以滑鼠圈選一些資料時，狀態列即馬上告訴你，共選了幾筆資料，是不是很方便呢？
1.在最下方顯示「就緒」的這一列即是「狀態列」，以滑鼠在狀態列上按右鍵，會出現一張選單，此即狀態列可以顯示的資訊項目，選擇「平均」後繼續。
2.這時，在交易金額中，隨便圈選幾筆數字，就可以看到在狀態列上，隨即出現圈選的這幾筆數目的平均數值。
3.如果，你實在找不到狀態列在那裡，那麼請到「檢視」功能表中，去看一下，狀態列的選項是否已勾選，若無請把它勾選，即會出現狀態列。
以「儲存格的值」為格式化條件
你可曾想過，如果，文字有靈有性，可以依照我們想要的模式，做不同的呈現，那該有多好呢？其實，求人不如求己，管它是否有靈性，只要你適當的利用格式功能表中「設定格式化的條件」，就可以讓一大堆的資料，以不同的樣式呈現，讓閱讀更輕鬆。例如：在一堆交易金額中，你想要讓金額在一百萬至二百萬元間的有不同的呈現樣式，就可以將格式化的條件設定為，讓「儲存格的值」介於一百萬至二百萬間，再選定自己想要這些值呈現的樣式即可。
1.請先以滑鼠點選「E2」儲存格，再由「格式／設定格式化的條件」中進入設定。
2.在「設定格式化的條件」的工作窗格中，已預先出現一個條件，保持第一格為「儲存格的值」，第二格將之設定為「介於」，再依次在第三、四格中，填入1,000,000、2,000,000後，再按下「格式」。
3.進入「儲存格格式」的工作窗格中，可以看到，它提供了三個能夠設定的頁面，在此，我們將字型樣式設為「粗體」、字型色彩設為「藍色」後，按下「確定」，回到「設定格式化的條件」的工作窗格中。
設定「公式為」作格式化條件
在「設定格式化的條件」功能中，除了可以依儲存格的值來作設定之外，還可以輸入公式，讓儲存格在與公式符合的情況下，也可以依照我們設定的樣式來呈現，而這個功能，最多可以容納三種不同的條件，此外，設定時，只要針對一個儲存格來設定，在設定完成之後，再以「選擇性貼上／格式」的方式，複製至其他也要設定的儲存格中即可。
1.在「設定格式化的條件」的工作窗格中，完成第一個條件的設定之後，按下「新增」，會出現「條件二」。
2.請將條件二的第一格設定為「公式為」，接著在第二格中輸入公式「=E2>2,000,000」，然後按下「格式」。
3.在「儲存格格式」的工作窗格中，設定好所要的「圖樣及字型」後，按下「確定」，回到「設定格式化的條件」的工作窗格中，再按一次「確定」。
4.最後，將儲存格「E2」複製，在圈選儲存格「E3:E101」後，從「編輯／選擇性貼上」進入，在「選擇性貼上」的工作窗格中，點選貼上「格式」，按下「確定」，即完成設定。
本文於 修改第 1 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3330214
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