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117-用「合併彙算」建立資料的關聯性
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用「合併彙算」建立資料的關聯性
不用重複輸入同一筆資料
作者／楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
在公司企業裡，每個月要製作的報表，可不是一兩張就可以應付的，有時候，單純一筆數據，必須因應不同的需要與用途，在數張報表中不斷重複出現，甚至要與其他報表上的數據合併成一張新報表，面對這些每日、每月、每季無可避免的支出項目或是業務費用時，你怎麼處理呢？
當你厭倦了最原始的方式──不管有沒有關聯，每一份工作表都是「由零開始」的話，你或許早就想過，是不是有更簡便的方式，可以一勞永逸呢？
若直接以每月費用支出的工作表來看，公司裡，每個月都會有些固定必須支出的費用，於是在工作表中，以季別規畫了四張工作表，在這四張工作表中，可以看到每一季費用支出的平均數及總計，但是，如果還需要一張年度費用總表，或是一張各季各項費用支出總計表的話，你總不會把那四張季別費用明細印出來之後，再將資料重新輸入一張新的工作表中吧？
或者，聰明一點的是，仍舊把剪貼簿叫出來，然後呢？開始剪剪貼貼？試試Excel裡頭「合併彙算」的功能，它可以將幾張工作表做合併，而且維持與原來工作表的關聯性，只要原來工作表上的資料有任何改變，合併工作表中的數據也會跟著改變喔！像這樣建立資料關聯性，不僅可以使工作變簡便，同時也能減少錯誤發生。
在「工作群組」下編輯
以季別分類的費用支出明細表來看，每一季的費用項目與表格格式都相同，在這種情況下，如果要同時改變四張工作表，只要將四張工作表選取，讓它們變成一個「工作群組」，此時，不管在那一張工作表做了什麼動作，其它的工作表也會跟著改變，例如：在第一張工作表中輸入公式、加上標題、更改儲存格格式的數值類別……等，在同一群組中其他的工作表，會做同樣的改變，利用這種方式，就可以加速工作的效率喔！
1.在下方標籤列，分別有著四張標示著第一、二、三、四季的工作表，這四張工作表的基本格式必須是相同的，此時，我們點選一下「第一季」這張工作表。
2.按住「Shift」不放，在同時以滑鼠點一下「第四季」這張工作表，完成之後，會發現在功能表上方的標題中，出現了「[工作群組]」的字樣，這表示，這四張工作表已成為一個群組。
3.接著可以開始對群組中的任一張工作表做編輯，加入標題及每月總計的公式，完成之後，切換到其它三張工作表看看，會發現剛才做的改變，已套用至群組中的每張工作表中了。
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Tips：
要特別注意的是，因為在群組中對工作表所做的任何改變，都是在相對的位置上，所以只能針對格式完全相同的工作表，或是在眾多工作表中的同一個位置。
合併彙算參照位址
已完成每一季的費用支出明細表，若想利用這些季別的工作表來完成一張年度報表的話，就得使用「合併彙算」的功能，這有一個優點，就是其結果會隨著合併的原始資料改變而改變，而且還會自動幫這些合併的資料建立大綱。在使用「合併彙算」的功能時，比較複雜的恐怕是如何圈選要合併資料的參照位址，但是只要參照位址設定完成，大抵上，合併彙算的工作也可以算是完成了。
1.請先從「資料」／「合併彙算」進入其工作窗格。
2.出現「合併彙算」的工作窗格後，請點選「參照位址」列右方的「
」按鈕。
3.按下「
」之後，直接以滑鼠在活頁簿中點選需要的範圍，因此，以滑鼠點一下「第一季」的標籤，再以滑鼠拖曳「A2:D12」的儲存格，進行中，可以看到參照位址的空白列隨著滑鼠的動作，自動出現範圍位址。
完成工作表合併
既然要做工作表的合併，當然要設定的參照位址，不太可能只有一個、二個，不過，只要第一個參照位址順利設定新增之後，其他的動作只是切換不同工作表、重複按「新增」鈕及勾選一些選項的簡單動作而已，完成之後，你將會發現，這其實一點也不難！
1.在參照位址列上，按一下「
」之後，就可以回到「合併彙算」的工作窗格，接著點選「新增」鍵，此時，就會在所有參照位址的下方空白處，看到剛才設定的參照位址出現了。
2.請再次以滑鼠直接點選「第二季」標籤，在參照位址列上會自動出現設定值，因此，只要直接按下「新增」鍵即可。
3.重複第二個步驟，將「第三季」、「第四季」新增至參照位址後，再將下方的標籤名稱來自「頂端列」、「最左欄」及「與來源資料連結」，全部勾選起來，按下「確定」。
4.此時，將可以在年度報表中，看到合併之後的結果。
設定貼上連結
除了合併彙算之外，另外還有一個很方便的功能，就是「貼上連結」，以先前的例子來看，如果希望製作一張，可以對於每一季的項目支出總計一目了然的報表；那麼，或許我們可以使用「貼上連結」的功能來製作一張季報表，其特性在於，當我們完成每一季的總計計算之後，會發現季報表中的數據也已隨之出現，不需要再另外輸入或計算了，最重要的是，它們之間有其關聯性，在季別報表中的數據，不論做了什麼改變，季報中的結果一定會與之相同。
1.請先切換至「第一季」，在這張工作表中選取「F3:F12」的儲存格，接著按一下一般工具列上的「複製」。
2.再切換至「季報表」，以滑鼠點一下B3，再按一下一般工具列上貼上按鈕旁的倒三角形，會出現一張選單，選擇「貼上連結」。
3.重複第一、二步驟，依次將第二季至第四季的「總計」儲存格，以「貼上連結」的方式填滿季報表中「C3:E12」儲存格。
當資料運算結束
設定完季報表中的「貼上連結」後，就可以試著將每一季的支出總計做公式設定，不要忘了之前提過的工作群組的方式，善加運用，原來要做四次的工作，只需要做一次即可，最重要的是，資料運算結束之後，記得到季報表中去看一下之前做的設定，有什麼樣的變化，你會驚奇，這些功能著實提昇不少工作效率！
1.先將「第一季」至「第四季」的工作表群組起來，接著以SUM函數，完成「F3:F12」的計算，因為群組的關係，所以其他三張工作表也同時完成了總計的公式設定及計算。
2.回到季報表去看看結果，如果看到儲存格顯示著這樣的錯誤，那是因為欄位太小，使得數字無法全部顯示的關係，記得調一下就好。
3.以滑鼠拖曳選取B、C、D、E四個欄位，按下「格式」／「欄」／「自動調整」即可。
4.若要美觀一點，可以直接以複製格式的方式，將其框線、網底、儲存格格式的數值類別，設定成跟其他工作表相似的外觀，不僅可以增加整張報表的可看性，也會讓閱讀容易些。
本文於 修改第 1 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3330210
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