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116-流程圖讓簡報表達更清晰
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Power Point也能製作流程圖
流程圖讓簡報表達更清晰
作者／楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
在製作簡報時，有時難免會需要以流程圖來輔助一些程序上的說明，例如：一項新專案的工作執行程序，以流程圖來表示，不僅清楚，還可以省卻很多附加的說明；開發一個新商品，要讓其他人知道，這項商品申請專利的手續，或是其審查的流程，以圖來表示，可以讓人加深印象，也更容易明白；因此，成功的簡報，必須在適當的地方，加入適當的圖表，這是無庸置疑的。
可是流程圖，要用什麼來繪製呢？對於一般的上班族來說，專業的繪圖軟體接觸過、很熟悉的，可能少之又少，況且就中小企業的狀況看，電腦中的軟體可能就只有基本的辦公室軟體而已，並沒有多安裝什麼其他的軟體，那麼，要繪製流程圖怎麼做呢？這裡就讓我們來告訴你，其實用Power Point也可以做出美觀又專業的流程圖，只要使用繪圖工具中的快取圖案，不管是流程圖案，或是指示方向的箭號，都可以輕鬆完成，還能進階的設計這些圖案的填滿顏色或樣式。
準備繪製圖表的工作區
在製作簡報時，繪圖工具列通常會出現在下方，而我們要使用的流程圖圖案及連接用的箭頭符號，就是從此處選取，不過，為了使用上的方便，我們要先將流程圖圖案及連接線獨立成浮動的工具列，這是在繪製流程圖時一個小小的前置工作，另外，我們也要告訴你，如果看不到繪圖工具列的時候，得到那裡去選取，讓繪圖工具列出現！
1.如果沒有看到繪圖工具列，請先勾選「檢視」／「工具列」／「繪圖」，讓它出現在工作區中。
2.接著下拉「繪圖」工具列上的「快取圖案」，選擇「流程圖」，會出現所有的流程圖圖案，此時請將滑鼠移至圖案上方虛線處，會看到一排提示你的說明文字；因此，我們依說明以滑鼠拖曳「流程圖」的子功能表，把它變成浮動工具列。
3.依照步驟二的方法，把「連接線」的子功能表也變成浮動工具列。
繪製流程圖圖案
首先，必須先有主題及想法，才能知道需要什麼圖案來表示其流程，這是最基本的。因為，每一個流程圖圖案，都有它所代表的意義，但是這些專屬的意義，並不是硬性的規定，仍會隨著建立者的特別需求而改變，只要在整個圖表中的用法保持一致的話，也就不一定得遵循其原意來使用。如果你是生手，無法很確定，那一種圖形，代表的是什麼意義，用滑鼠指向流程圖工具列中的任一圖案，即會有說明文字出現，告訴你，那個圖案所表示的意思。
1.打上標題後，以滑鼠點選流程圖中的「程序」圖案，接著將滑鼠移至投影片中，會發現滑鼠此時變成「＋」，在投影片中拖曳畫出所需大小的圖案。
2.為了確保每一個圖案的大小一致，不重複拖曳畫圖的動作，而是以複製貼上的方式，複製出四個圖案，將其全部選取，再點選繪圖工具列上的「繪圖」，將滑鼠移至繪圖選單上的「對齊或等距分佈」，依次選擇「置中對齊(C)」、「垂直均分(V)」來調整圖案的位置。
3.選取四個圖案，按滑鼠右鍵，在選單中選取「群組物件」／「群組」，再複製一個群組物件，貼上。
4.再繪製一個「程序」圖案及一個「決策」，然後將圖案的位置一一調整至適當的地方。
加入箭頭連接線
繪製好流程圖的圖案之後，接下來就是要為所有的圖案加上關聯，在連接線的子功能表中，有好幾種連接線圖案可供選擇，而其特性在於具有吸附的功能，當我們選取某一個連接線圖案後，再將滑鼠移到投影片的流程圖圖案時，會發現圖案上出現四個置中點，隨便接近一個點，滑鼠會固定在那裡，另外，如果想連續使用某個連接線的圖案，只要用滑鼠在那個圖案上快速按兩下，就可以一直使用。
1.在連接線的子功能表中「直線單箭頭接點」圖案上快速點兩下，接著移動滑鼠到投影片左列第一個流程圖圖案，點一下下方的置中點。
2.然後再將滑鼠移到左列第二個圖案，點一下上方的置中點。
3.依序移動滑鼠至每一個流程圖圖案，完成所有的流程連接線，畫完所有的連接線之後，請再用滑鼠點一下連接線子功能表中的「直線單箭頭接點」圖案。
新增文字及文字錨點的調整
完成圖案和連接線的繪製後，接著就是處理圖案中的說明文字，輸入的重點在於如何新增，因為一旦圖案中已有文字時，不論是要針對文字做修改，或是要改變文字大小、字型、顏色等，都只要直接點選，就可做更動，所以，這裡只針對如何新增文字及調整文字位置來做說明。
1.選擇要輸入文字的圖案，按滑鼠「右鍵」，點選選單中的「新增文字」。
2.點選之後，會在圖案中發現游標，此時即可直接輸入文字，重複第一個步驟，將所有圖案填入說明文字。
3.完成新增文字後，選取所有的圖案，按下滑鼠「右鍵」，點選「快取圖案格式」，在工作窗格中切換至「文字方塊」，在「文字錨點」的項目中選擇「中間置中」，按下「確定」。
更換填滿效果、增加陰影
同樣的，這些圖案也可以利用繪圖工具列上的功能，直接選取套用，例如：填滿效果、線條顏色、字型色彩、線條樣式、陰影效果、立體設定等，當然，關於美觀上的設計，到底怎樣比較好，這就是個見仁見智的問題，沒有固定的答案，而最重要的是，記得要傳達給人的資料必須清晰，其他的，自己覺得好就好囉！
1.如果要一次將所有圖案套用填滿效果的話，就先選取全部圖案，接著在繪圖工具列上，點選「填滿色彩」旁的「黑色倒三角形」，即出現一張選單，選擇「填滿效果」。
2.出現「填滿效果」的工作窗格，在「漸層」標籤下，點選色彩「預設」，然後在右方預設色彩的選單中，選擇「金色」，網底樣式不變，在變化欄中選擇右上圖後，按下「確定」。
3.選取所有的圖案，在繪圖工具列上按「陰影」，在出現的選單中，選擇「陰影樣式17」，即可套用。
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3328236
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