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114-善用Outlook組織管理會議，提昇工作效率
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有效整合會議資訊
作者／楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
在企業大大小小的會議中，一個會議召集人，要負責會議規劃、送出會議邀請、確認與會對象及人數、決定會議地點等工作，可能常會為如何傳遞會議通知、與會者有無確實接收開會訊息、怎麼正確統計與會者人數等問題而苦惱；若是一個與會者，不管是拒絕、暫訂或是接受會議，最怕的是召集人沒有正確接收到你傳送的訊息，而一切的關鍵在於，用什麼方式去管理上述這些工作？或許你選擇拿起電話通知，也可能自己去找所有與會者當面一一通知，還是用傳遞便條的方式呢？然而，都不如以Outlook來管理會議那麼的完善與全面。
Outlook結合電子郵件及行事曆，對於會議規劃排程、送出會議邀請、追蹤與會者回覆訊息等工作，皆有詳盡的功能，不僅可即時從資料列中獲得有幾位接受、幾位暫訂接受、幾位拒絕的資訊之外，還可以在送出的訊息有任何變動時，短時間內，讓大家接收的資訊同時獲得更新。另外，如果公司的電子郵件是採用Microsoft Exchange Server，就能夠進一步在設定會議之前，從排程的功能裡，檢查與會者的行程與會議有無衝突，以訂定更恰當的會議時間。
使用排程找出時間
有時候，一個希望所有與會者都能參與的會議，會需要找一個大家有空出席的時間，以公司的電子郵件是採用Microsoft Exchange Server為前提的情況下，所有的程序將顯得簡化許多。例如：某個工作團隊有一項新任務時，需要團隊成員共同討論如何完成任務的會議，必須找出每個成員空閒的時間，這時只要直接規劃會議，在排程中自動選取大家皆空閒的時間即可。
1.打開Outlook，切換至行事曆後，請點選「執行」／「規劃會議」。
2.從「新增其他人」中的「從通訊錄新增」裡選擇出席者、列席者及資源（一般指地點）。
3.完成之後，按下「自動選取下一個」，則會議時間會自動跳至下一個大家都空閒的開始時間，其中綠色粗線代表著「開始時間」，紅色粗線代表「結束時間」，確認結束時間無誤，即可選取「召開會議」完成會議規劃，並準備傳遞訊息。
進行會議邀請
一般來說，如果會議的時間是預訂好的，一定得在某一天舉行的話，那麼，會議召集人只要直接執行會議邀請即可，例如：某項產品在推出一週之後，第八天一定要舉行行銷策略檢討會，此時，會議召集人直接訂定時間、與會者及地點，送出訊息就可完成會議通知，但在剛進入Outlook時，並不會直接跳到行事曆中，要執行會議邀請，得先切換至行事曆。
1.切換至行事曆，點選「執行」／「新會議邀請」（或直接按快速鍵Ctrl+Alt+Q）。
2.從「通訊錄」或「收件者」裡選擇出席者、列席者及資源（一般指地點），接著設定「主旨」及「開始、結束時間」。
3.完成之後，點一下「正在進行排程」的索引標籤中，會清楚的看到左側列出所有的與會者，右側則出現時間的排程。
傳送會議邀請
召集策劃一個會議，有時並不是在編輯會議邀請後，完成傳送就萬事大吉了，有時你可能需要增加與會者的人數，或是要更改地點、時間等，因此在傳送邀請之後，除了要查看行事曆中是否有將會議資訊加入，另外要特別注意的就是會議有任何變動的資訊時，必須再一次傳送資訊給所有與會者。
1.在「傳送」會議邀請之前，若不希望讓任何與會者提議會議的新時間的話，記得要從「執行」裡取消「允許提議的新時間」選項。
2.接著點選一般工具列上的「傳送」，此時會議邀請即透過電子郵件寄給每一位與會者。
3.在傳送之後，就可以從行事曆中看見一個新增的會議，當此會議裡有任何資料需要變動時，要記得在編輯完資料後，按一下「傳送更新資料」，這樣其他與會者才能同時收到更新後的資訊。
回覆會議邀請
當會議召集人傳送會議邀請後，所有的與會者皆會在Outlook收件匣中收到一份通知，與會者針對這份通知可以選擇「接受」、「暫訂」或「拒絕」，甚至可以「建議新時間」及轉寄這份通知給其他人，在執行後面兩項動作時，可能得先顧及一下，會議召集人的感受及這樣的行為是否恰當（不過，有時召集人會在傳送邀請之前設定不讓任何人提議新時間）。另一方面，當與會者只是打開通知，卻未執行任何動作時，此會議會自動加入與會者的行事曆當中，且為暫訂狀態（即藍白相間的斜紋）。
1.請直接打開在收件匣中出現的會議邀請函。
2.打開之後，與會者可以看到出席者有誰、列席者是誰、同時知道會議主題、時間及地點，此時與會者如果確定參加，請按下「接受」／「立即傳送回覆」／「確定」。
3.不管有沒有做「接受」／「立即傳送回覆」的動作，只要不是拒絕，這份會議邀請被打開過之後，都會在行事曆當中出現。
追蹤會議回覆確定與會人數
會議召集人要等待所有與會人的回覆，以確定參加人數及掌控會議資源；因此，追蹤各個與會人的回覆及進行參加人數的確認，是會議召集人在傳送會議邀請之後，所必須密切注意的訊息，而與會人的回覆不僅可以在收件匣中出現，更會直接記錄到行事曆中。
1.不管與會人對會議邀請是「接受」、「暫訂」或「拒絕」，只要有傳送回覆訊息，會議召集人都會收到這樣一份會議回覆郵件。
2.此時再從行事曆中開啟會議項目，會發現在「約會」的索引標籤下出現一行資訊列，可以一眼就明白的看出接受與會者有幾位，暫訂接受及拒絕的人數。
3.另外，你會發現多出了一個「追蹤」的索引標籤，在這個「追蹤」標籤下，清楚的列出了所有的與會者姓名及回覆情況。
本文於 修改第 2 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3222293
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