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114-活用Excel樞紐分析功能
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進階分析營運資料
作者／楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
樞紐分析表是Excel裡一個非常好用的功能，它提供了比較、顯示圖形和關聯，並進一步的分析趨勢。善用樞紐分析表的功能，藉由它能顯示不同的資料檢視，來進行比較、顯示且分析資料，然後，幫助我們將許多資料轉變成有意義的資訊。還可以依照不同的目的來量身訂作。只要你確定了問題，Excel的樞紐分析功能，就可以輕鬆的幫你取得答案。我們需要進階的學習樞紐分析表的各項功能，才有能力安排不同的樞紐分析表來回答不同的問題。
在這一章裡，我們將更進階的告訴你，樞紐分析表，可以將資料分成群組、以不同的方式來檢視、增加資料欄位、設定不同的樞紐表格式、或是從欄位設定中去更改資料的顯示方式等，或許你還是不明白，這些功能有什麼特別之處，所以我們先舉個例來說，當公司有上百位業務員，你建立樞紐分析表，可以知道他們個別的銷售狀況及銷售總額，但是樞紐分析表的強大功能不止於此，所以，其實你還可以更進一步的知道他們在每一季或每月的銷售狀況及總額，或是增加資料欄位同時顯示出訂單的單數及總額，也可以藉由不同的資料顯示來進行分析比較，如此一來，根據這些細部的分析，得到的資訊將更精準、更有用。
以群組方式來分析資料
雖說樞紐分析表
快速
的幫我們分析資料，可如果就只有分頁、欄、列及資料等欄位可供置放資料，那麼面對龐大的資料時，好像還是無法整理出真正有效的資訊吧！如果你這樣想，顯然小看了樞紐分析表的功能，例如：範例中以交易日期來顯示資料，那麼多的資料，好像還是無法快速的看出某一時期的交易狀況，此時，我們可以利用群組的方式，將交易日期變成以季的顯示模式來了解每季的交易狀況。
1.首先請選取「交易日期」欄，然後點選「樞紐分析表」工具列上頭的「群組」按鈕。
2.此時會出現「數列群組」的工作窗格，設定好自動數列的「開始及結束」點，然後選好「間距值」，假設我們想知道每季的交易狀況，所以在這裡選擇「季」。
3.按下「確定」之後，會發現，原本長達數頁的交易資料，變成以「季」的方式來顯示交易狀況了。
4.「間距值」並不限定只能選擇一項，所以假設在第二個步驟中，同時選擇了「季」與「月」的「間距值」，則結果會同時出現「季」與「月」的交易狀況。
量身訂作適合的檢視模式
樞紐分析表與一般表格最大的不同就是它的每一個欄位都可以隨時拖曳至不同的位置，藉由不同的檢視模式，以適應不同的需求，或回答不同的問題，例如：分析完每季的交易狀況之後，又進一步想知道每一個客戶在每一季當中的交易狀況，如果是一般表格的話，恐怕得花不少時間才能完成，可是對樞紐分析表而言，那只是拖曳一個欄位的動作，瞬間即可完成，堪稱不費吹灰力。
1.想知道每一季當中每一位客戶的交易狀況，請先點選「樞紐分析表欄位清單」上的「客戶名稱」，接著以拖曳的方式將「客戶名稱」放至交易日期欄旁邊，如圖中線條模糊處。
2.拖曳完成之後，就可以看到在「交易日期」欄旁邊多了一欄「客戶名稱」，此時，每一季當中每一位客戶的交易狀況，一覽無遺。
3.如果我們想得到的結果是知道每一位客戶在每一季當中的交易狀況，只要再將「客戶名稱」欄拖曳至「交易日期」欄的左方即可。
增加資料欄位
在樞紐分析表中，我們可以增加資料欄位來附註一些摘要，例如：在資料欄位中顯示的原本已是交易金額，而我們再從「樞紐分析表欄位清單」中拖曳交易金額放至資料欄位中的話，那麼分析表中會多出一個資料欄位，同時顯示二次的交易金額，此時我們再藉由欄位設定中的功能去更改欄位的摘要方式，就可以進一步的知道更詳細的交易細節。
1.請先點選「樞紐分析表欄位清單」上的「交易金額」，接著以拖曳的方式將「交易金額」放至資料欄位，如圖中線條模糊處。
2.拖曳完成之後，會發現在交易日期欄旁邊多了一欄資料欄位，再點選「加總的交易金額2」，接著按下「樞紐分析表」工具列上的「欄位設定」。
3.此時會出現「樞紐分析表欄位」的工作窗格，在「摘要方式」中選擇「項目個數」後，上面的「名稱」欄位即隨之變成「計數的交易金額2」。
4.按下「確定」後，就可以看到原本顯示一樣的交易金額數字，已變成顯示交易訂單的數量了。
套用表格自動格式
進行完資料分析之後，如果確定結果必須列印出來成為正式的書面報告，或是必須做為報告依據時，那麼可能就必須針對表格做一些格式設定，例如：將資料類型相同的以相同的網底顏色標示，讓整張表格更容易閱讀。該怎麼做呢？不會要一格一格或是一列一列的慢慢設定吧！當然不會，因為那完全不符合經濟效益；所以呢？只要直接套用自動格式就行了。
1.針對完成分析的樞紐分析表套用格式，請先點選「樞紐分析表」工具列上頭「報表格式」的按鈕。
2.此時會跳出「自動格式設定」的工作窗格，裡面包含許多已設計好的表格格式，直接選定所需樣式。
3.選定所需樣式後，直接按下「確定」，樞紐分析表即自動套用所選格式。
更改「資料顯示方式」
針對我們新增的資料欄位，除了能以不同的摘要方式來呈現不同的資訊之外，還可以在欄位設定的選項中，進一步的改變「資料顯示的方式」，增加所得資訊的豐富性，例如：我們想知道每個地區在每一季當中所交易的金額到底佔總交易金額多少百分比？這個問題只要藉由更改「資料顯示的方式」，就可以輕易的得到答案。
1.按一下「樞紐分析表」工具列上的「欄位設定」，當「樞紐分析表欄位」的工作窗格出現後，點選右下方的「選項」。
2.此時會看到「樞紐分析表欄位」的工作窗格下方多出了一個「資料顯示方式」的選單，下拉選單選擇「總和的百分比」，再將上列的「名稱」欄位改成「佔總和的百分比」。
3.按下「確定」之後，就可以看到在各項加總的交易金額下，已呈現出所要的結果。
本文於 修改第 2 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3219640
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