網路城邦
Office學園
市長：
三狂
副市長：
加入本城市
｜
推薦本城市
｜
加入我的最愛
｜
訂閱最新文章
udn
／
城市
／
資訊科技
／
軟體應用
／
【Office學園】城市
／討論區／
你還沒有登入喔(
馬上登入
/
加入會員
)
本城市首頁
討論區
精華區
投票區
影像館
推薦連結
公告區
訪客簿
市政中心
(0)
討論區
／
word
字體：
小
中
大
114-用Word也能輕鬆完成表格輸入
瀏覽
10,268
｜回應
0
｜
推薦
0
三狂
等級：8
留言
｜
加入好友
快速完成表格輸入操作
作者／楊珠慧
duanmuzhi@gmail.com
對於上班族來說，製作公司內部的文件，無論是提案企劃書、公司員工基本資料、各式各樣的書面報告等，表格的應用可不見得會比文字還少喔！尤其是一些人事資料或是需要做比較的產品等，一張表格當然比滿滿的文字來得清楚明白。不過，一提到畫表格，直覺想到的可能會是試算表中早已規劃好的格式，但其實，撇開試算功能不說，單純以製作表格的功能來看，Word裡製作表格的功能，可一點都不遜色於Excel，相反來說，還顯得更快速、更方便。
在Word中製作表格，第一印象總是先把表格畫好，再一一將資料輸入儲存格中，沒有人會說這種方式錯誤，但卻時常會有人抱怨，輸入表格資料很費力，不僅總是要移動滑鼠來選擇欲輸入資料的儲存格位置，要不就是得用方向鍵來慢慢移動，對於打字很快的人來說，這的確是大大影響了工作效率，本來半小時可以打完的文字資料，卻因為手得不時空下來移動滑鼠，而使得文件完成不如預期中的快速，針對這種情況，可以先完成資料輸入之後，再插入表格，會快得多。其實，當你已經習慣用Word編排各式各樣的書面資料時，就該更進階的發掘Word中更快速簡便的操作技巧，以期能幫助我們快速的完成一份專業的報告表格之餘，同時增加自己的工作效率。
先輸入資料再建立表格
一份需要表格來區隔資料的文件，可以先直接輸入資料，只要在鍵入資料時，區隔好不同資料的擺放位置，如此一來，當完成所有資料的輸入工作後，表格也就差不多完成了；因此，以下我們要介紹的操作方式，就是讓你可以先打完所有的資料之後，再快速建立表格的技巧。
1.在製作表格之前，可以先鍵入文字資料，第一行輸入標題列的資料，以「半形逗號」一一區隔開不同的類別，接著再依標題資料的順序一一鍵入其他資料，對不同的類別一樣以「半形逗號」隔開。
2.當資料全部鍵入完畢時，請先選取全部資料，接著在「一般」工具列上尋找「插入表格」的按鈕，點選它。
3.點選「插入表格」後，會發現所有的資料已成表格形式，此時再針對細部調整外觀即可。
表格對齊及自動調整功能
快速建立表格之後，當然還要針對表格的位置及儲存格中的文字做一下調整，讓資料看起來能更整齊美觀。表格的調整，最直接的方式就是選取需要調整的資料，然後直接按滑鼠右鍵，從出現的那張功能表中去選取，或是在「表格」功能表中，也可以找到這些功能選項，至於要從那裡去選擇這些功能比較好，可就隨個人的習慣囉！因為並沒有規定說一定要怎麼做會比較好的。
1.請先選取想調整的表格，如果想選取整張表格，只要在左上角小正方形中的十字上按一下即可。
2.接著你可以直接點選「表格」／「自動調整」／「自動調整成內容大小」，點選完之後，就會發現表格已依照內容自動調整成最適當的寬度了。
3.此時，可以再選取整張表格，按滑鼠右鍵，同樣看到「自動調整」的選項，點選「自動調整成視窗大小」後，表格即依照版面的大小做出適當的縮放了。
4.如果要針對表格中的文字位置做調整的話，按滑鼠右鍵後，將游標移至「對齊儲存格」，出現一張選單，有九種對齊方式，直接選取即套用。
表格自動設定
既然講求快速的話，還慢慢的一步一步的設定框線及網底樣式，很顯然就不符合經濟效益囉！那麼，最快速的方式是什麼呢？當然是有現成的樣式，可以直接選擇套用，這樣最為快速方便吧！所以，以下就來看看，如果套用表格自動設定的格式。
1.首先，你可以從「檢視」／「工具列」中，把「表格及框線」這個工具列叫出，要不就直接按一下「一般」工具列上頭的「表格及框線」按鈕。
2.「表格及框線」工具列出現後，先選取要套用的表格，然後再按下「表格及框線」工具列上的「表格自動格式設定」按鈕。
3.此時會跳出「表格自動格式設定」的工作窗格，在「類別」選擇「所有表格樣式」，再從下方「表格樣式」中挑選適當的樣式。
4.按下「套用」後，原有的表格即馬上套用你所選擇的表格樣式。
跨頁標題重複
製作表格時，如果資料不少，會跨好幾頁的話，那麼我們勢必要讓標題列出現在每一頁的第一行，此時，千萬不要去算每一頁大概可以容納幾行，再一一將標題列插入資料中，這種方式，一旦我們必須在任一頁當中插入一筆資料時，所有的標題列不都要重新更改位置，況且，這也不符合我們快速製作表格的主題。其實，要設定每一頁均重複標題列，最快速的方式，就是利用功能表中的「跨頁標題重複」功能。
1.請先將想讓它在每一頁重複的標題列選取起來，正常情況下，標題列的位置應該是第一頁中的第一行。
2.接著請勾選「表格」／「跨頁標題重複」。
3.勾選之後，請跳至第二頁以後，察看一下，會發現第二頁資料中已自動將標題列加入了。
排序表格資料
不同文件，資料經常必須因為其不同性質或不同用途做不同的排序，如果排序只是單純的以一項資料為準，做遞增遞減的排序的話，那麼最快的方式就是叫出「表格及框線」工具列，然後將游標置放於做為基準的資料欄中，直接按工具列上的「遞增排序」或「遞減排序」按鈕，但是如果要做二欄以上的資料排序，那麼就要多幾個設定囉！
1.依範例中，同時要做「姓名」和「公司」的排序的話，就得點選「表格」／「排序」的功能。
2.此時會出現「排序」的工作窗格，依序設定要排序的「欄位名稱」、「類型」、「遞增或遞減」。
3.選擇完成之後，請按下「確定」，即可看到排序結果。
本文於 修改第 2 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3219631
本城市首頁
等級：8
