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113-活用Word編排功能來製作文件
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用Word也能製作出精美的商品型錄
作者／Anita
duanmuzhi@gmail.com
編輯各式各樣的文件，是現代上班族不可避免的工作內容，所以如何充分的運用Word中的各項功能，來製作所需的專業文件，就成了上班族必備的重要的技能之一，而編排文件時，常會遇到一些狀況，例如：在每頁都必須出現的資料，像是公司的Logo、圖片、標題……等，或是表格何時使用，如何使用才妥當，還有，面對大量的資料搬移……等等，在講究效率的工作單位裡，如果還只是單純的在用剪下、複製、貼上的方式；那麼，你的工作時數勢必比別人多很多，在老闆不希望員工加班的情況下，可能還得犧牲自己私人的休息時間來完成工作。
其實，Word中有許多功能，不是會不會用的問題，重點在於如何用，或許你正為了該運用Word中的那些功能，才能
快速
的完成一份商品型錄而苦惱，別擔心，在你耐心的看完以下的介紹後，會發現，不僅上述的狀況一一找到了快速完成的方法，更重要的是，你可以知道，原來Word裡的功能，互相搭配，可以有如此多樣的變化。
使用Ｗord編輯一份美觀專業的商品型錄，並非是一件繁複困難的工作，只要能適當搭配Word中的眾多功能，要達成任務是輕而易舉的。
在檢視「頁首頁尾」下編輯文件
編輯文件時，當每一頁裡都有必須一再重複出現的資料時，你是單純的用複製、貼上的方式，還是覺得應該有其他更簡便的方式呢？複製、貼上雖然簡單容易，但是，當你編輯的文件長達三十頁以上，用這種方式，就得花去不少時間吧！其實只要把檢視切換至「頁首頁尾」下編輯，此時輸入任何的資料或是插入的圖片、物件，都會在每一頁中重複出現，這樣，是不是更省時省力呢！
1.進入檢視「頁首頁尾」的模式，除了在頁首或頁尾上快速點兩下之外，就是直接點選功能表列中的「檢視」／「頁首頁尾」即可。
2.進入「頁首頁尾」的模式後，我們用繪圖工具，可以畫出方形圖案，並利用調整「快取圖案格式」，將其排列整齊，設定填滿色彩。
3.接著只要將按下「頁首頁尾」工具列上的「關閉」，即可返回文件。
繪製所需表格
談起Word文件中的表格設計功能，一般的印象大抵都覺得它的功能不如Excel來得強大，但其實不然，Word中的表格功能，除了函數計算上不如Excel之外，其他的部份，可不見得比Excel差哦！尤其是用表格來幫助排版，使資料看起來整齊美觀的功能。當我們要製作一份商品型錄時，就需要繪製一張表格，讓眾多商品排列的井然有序。
1.請點選「表格」／「插入」／「表格」，以插入一張欄數為四，列數為三的表格，或直接在一般工具列上點選「插入表格」／「3 × 4表格」。
2.選取整張表格，按滑鼠右鍵，會出現一張選單，從此張選單中，可以從「表格內容」裡調整表格的「對齊方式」／「置中」，並「取消」表格的框線。
3.在上個步驟的選單中，還可以平均分配列高及欄寬，並調整對齊儲存格，使垂直及水平位置皆置中，完成後即如圖。
選擇合併列印項目
使用合併列印將兩份文件資料做統整、編排，不僅可以節省許多時間，同時也可以減少錯誤發生。合併列印的用途很廣，除了內建不同樣式的信封及標籤選項之外，更可以隨自己心意來調整要插入的資料及其位置，應用合併列印的功能，重點在於要知道自己的文件想呈現何種效果，應用那種方式會較省時、方便。例如做一份商品型錄，就不太會用到內建的格式了，大抵上還是依自己想要的效果來選擇插入項目及位置。
1.首先將游標置於第一個儲存格中，再點選「工具」／「信件與郵件」／「合併列印」，此時會在右側出現一個合併列印的工作窗格，選擇「文件類型」／「信件」，按下一步「開始文件」／「使用目前文件」，再接下一步「選擇收件者」／「使用現有清單」。
2.接著在「使用現有清單」下選擇「瀏覽」，會出現一個工作窗格要你選取資料來源，此時只要選取我們原先已建立好的商品名單做為資料來源，就會出現「合併列印收件者」的工作窗格。
3.請點選「全選」，再按「確定」，接著選擇插入合併欄位，在這裡我們選擇「封面」後，按「插入」 。
編輯插入的合併項目
若想讓合併項目呈現不一樣的格式，例如：修改其字型、段落，或是做加上框線及網底等變化，必須在第一個插入的項目中完成，如此一來，複製到其他位置時，才可以連同修改後的樣式一併複製過去，不至於在完成合併之後，還要一一去修改。如同我們想讓商品型錄中出現的封面圖樣有一層外框，就必須選取第一個插入的合併項目做修改及變動。
1.完成插入合併項目之後，選取插入的項目，接著從「格式」／「框線及網底」進入。
2.進入後會出現「框線及網底」的工作窗格，在「框線」標籤下設定「陰影」，再選擇所要的「樣式」／「色彩」／「寬」，最後點選套用至「文字」。
3.按下「確定」，會看到插入項目已出現剛才設定的框線樣式。
完成合併
合併列印的完成，通常最容易在設定插入功能變數中出錯，所以要特別注意的是，什麼時候複製什麼資料，貼在什麼地方，以及在插入功能變數時，游標的位置是否正確，一些細小的差異，都可能因此而使合併後的新文件出現錯誤的狀況，在下列我們要完成的商品型錄中，請小心執行上述提到的注意事項。
1.先將第一個插入項目複製到第二儲存格裡，接著請把游標停在第二個插入項目前，在合併列印的工具列上選擇「插入功能變數」／「Next Record（下一筆記錄）」。
2.當第二個插入項目前面出現「《Next Record》」時，選取第二個插入項目，將其複製到其它空白的儲存格中，複製完成後，在合併列印的工具列上點選「合併至新文件」。
3.此時會出現一個合併記錄的選項，選擇「全部」，按下「確定」，就大功告成囉。
本文於 修改第 2 次
引用網址：https://city.udn.com/forum/trackback.jsp?no=61901&aid=3219562
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