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112-善用適當的資料庫圖表，簡報說明更清晰
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圖表讓簡報資訊一目了然

作者／Anita duanmuzhi@gmail.com

在企業中，不管是哪一個部門，以簡報來說明提案、企劃、或是進行工作報告，皆是屢見不鮮的，而一張簡報中，要以簡短的文字來表示要說明的資料時，實不如一張適當的圖表來得切實。簡報中可以應用的圖表，與Excel一樣，但這裡要介紹的不是用來表示數值的圖表，而是資料庫圖表，在資料庫圖表中，除了用來顯示階層式關聯的組織圖之外，其它五項，是本章節的介紹重點。

當你有一些概念或是策略要說明，以資料庫圖表來做解釋，會是最好的方式，因為讓人一看就知道你要表達的是什麼。例如：當你撰寫的一份行銷文案，可能必須對行銷外行的對象解釋一些行銷的專有名詞，以進一步說明自己的行銷方案依據為何。此時，用適當的資料庫圖表，比文字來得要好。

資料庫圖表：一張適當的圖表，給人的感覺，總是比一張滿是文字的簡報要更具親和力。

快速套用資料庫圖表

在資料庫圖表中，除了組織圖之外，其它五種圖表彼此之間是可以隨時轉換變更的，例如在一開始製作簡報時，決定以「星形圖表」來表示，但隨著資料輸入完成後，又覺得以「靶心圖表」表示會更適當，此時，可以在資料庫圖表的工具列上，找到變更的功能按鈕，資料不須重新輸入，馬上完成轉換。

1.呼叫「資料庫圖表」的工作窗格，可以由「插入」／「資料庫圖表」進入，也可以在繪圖工具列上，直接選取「插入圖表或組織圖」。

2.出現「資料庫圖表」的工作窗格時，可以選擇自己需要的圖表，按下「確定」，快速套用。

3.預設的資料庫圖表，一般都是三個項目，如果要增加的話，請按下資料庫圖表的工具列上的「插入圖案」按鈕，按一下可增加一個項目，可視自己所需來增加項目。

4.當你完成資料輸入之後，發現自己選擇的圖表並不很恰當，可以在資料庫圖表的工具列上，點選「變更為」，會出現一份選單，選擇自己認為適當的圖表，即完成變換。

依資料所需位置調整不同版面

套用投影片的版面配置方式，不僅可以快速的變換物件位置，還可以做文字與物件的配置。先選擇好投影片的版面配置方式，就不需要再另外呼叫資料庫圖表的工作窗格，可以從配置好的版面直接進入其工作窗格裡做選擇，建置圖表快速又方便，以下示範實例。

1.在投影片版面配置的工作窗格中，點選「標題及物件」後，此時會在投影片上看到配置方式。

2.在配置好的投影片中，會出現一個小方框，方框中有六個不同的圖示（在簡報中，這六個項目皆屬物件），按下第二列第二個圖示，即出現資料庫工作窗格。

3.方便的是，點選不同的版面配置，可以隨時新增物件或是刪除主題只留物件，馬上做更動，就算原先的資料圖表已經完成，也不影響已完成的資料。

資料快速反轉

當你完成資料輸入，變換不同的資料庫類型後，有時會出現資料次序與所需表現的次序呈現倒反的情況，例如：原先選擇星形圖，這個類型的圖表，在資料次序的呈現上並不明顯，但如果變換後為循環圖、金字塔或是靶心圖時，次序就是呈現的重點了；此時，利用資料庫圖表工具列上「反轉圖表」的功能，可以迅速將資料的次序調整過來。

1.在投影片上有一個我們已經建置好的星形圖表。

2.點選資料庫圖表工具列上的「變更為」按鈕，選擇「金字塔」後，圖表轉換完成。

3.當完成上述動作之後，會看到資料的呈現次序反了，此時只要按一下資料庫圖表工具列上的「反轉圖表」按鈕，即發現資料次序被快速調整正確了。

變換圖表的自動格式

圖表與文字在相較之下，圖表比文字顯得更富於變化，不同的外觀設計，會帶給人不同的感受；因此，當我們在圖表中完成資料輸入後，可以利用工具列上的自動格式設定，變換出不同的圖表外觀效果，用心設計過的圖表，會給人有耳目一新的感覺喔！