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會議祕技:用提問化解會議衝突
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星火
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‧經理人月刊 2007/08/14 
 當你置身會議中,但討論愈來愈失去理性,主席已無法控制局面,兩位同事──君仲與立文互相叫囂,這時你該怎麼辦?  
 
【文/劉揚銘】

當你置身會議中,但討論愈來愈失去理性,主席已無法控制局面,兩位同事──君仲與立文互相叫囂,這時你該怎麼辦?

提出問題,讓激辯雙方把注意力轉移到一些細節上,這很容易讓快要擦槍走火的情境緩和下來。你無須隔開爭論的雙方──這不是你的工作,但你可以利用外交手腕化解衝突。這將讓你引人注意,並贏得同事的尊重。

■戰火即將引爆,你應該問的問題:

你把頭轉向君仲並問:「君仲,你為何如此肯定,你們部門會認為這些新發票流程不可行?」假如立文還繼續開砲,你就對她說:「暫停一下,立文,我們先聽聽君仲怎麼解釋。」你心裡很清楚,不會偏頗任何一方,目的在緩和情勢。當你聽完君仲的說明後,再轉向立文說:「為什麼妳那麼有把握,認為君仲是錯的?」

最有效率的做法,就是由你扮演主席的角色,成為控制混亂的首領。這不只要具備外交手腕,也要反應靈敏。

提出讓他們專注在需要「說明觀點」的問題上,這會迫使他們拋棄互相敵視的眼光,去思考怎麼回答你的問題。熱源會逐漸冷卻,你也因此表現出自己是個處事圓融的人。

■戰火即將引爆,你不該問的問題:

雖然「提出問題」總是可以把即將爆炸的現場降溫,但不要──切記不要陷入心理層面模糊不清的說話泥沼,比方:「你怎麼會有這樣的問題呢?」「我能分擔你的怒氣嗎?」這類問題不會轉移對方的注意力,反而會讓對峙的雙方情緒增溫。

■你該提出問題的時機:

當會議主持人能有效控制場面,你就別提出問題──有激辯時才需要。假如場面沒有發生激辯,說明大家可能正在努力克制,此時如果擾亂會議進行,將會引發眾怒。

另外,假如你也是爭辯中的一份子──不管是如何牽連進去的,也都不要提出問題。

提出問題通常會讓人轉移注意力,把爭論不休的主題拉到細節上。你的同事因為別人不禮貌的對待而忿怒,而你的提問,能讓他們平靜下來,轉為試著回答你的問題。

(取材自《職場就是競技場》,久石文化出版。)

 


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